关于做好2018年度文件材料归档的通知

校内各部门：

为了规范我校各类文件材料的归档工作，确保各类文件材料归档完整、齐全，按照《宁夏职业技术学院（宁夏广播电视大学）档案管理暂行办法》（宁职院发〔2018〕23号）的有关规定，现就相关事项通知如下：

一、归档范围

1.2018年度办理完毕的党群、行政、教学、科研、基建、设备、外事、产品、出版、财会等各类文件材料。

2.以学校名义获得的自治区级以上荣誉证书、奖章、奖杯、奖牌、锦旗、奖状、光荣册，重要题词以及在校际交流中获赠的礼品、纪念品等具有保存价值的实物应随相关纸质文件同时归档。

3.各部门文件材料归档的具体范围，请按照《宁夏职业技术学院（宁夏广播电视大学）文件材料归档范围和保管期限规定》执行，具体见宁职院发〔2018〕23号文件。凡2018年1月1日至12月31日所有属于本部门归档范围的各类文件材料都要收集归档。

4. 2018年度学校举行重大活动形成的文件材料，如：学校召开党代会、教代会、学代会、团代会及其他重大活动、重要事件中形成的各类文件材料。

5. 2018年度以前因特殊原因未及时归档须补充归档的文件材料。

二、归档要求

1.归档的文件材料应齐全完整，纸质文件材料应为原件。

2.电子档案与纸质档案同步归档。凡反映学校重大活动、主要工作且具有凭证性、依据性作用的文件材料必须实行纸质文件与电子文件双轨制收集归档。

关于电子文件格式：文本文件收集WORD或PDF格式，图像文件收集JPG格式，声像文件采用MP4格式，电子文件刻录光盘后归档。

3.各部门负责人应督促认真做好本部门立卷归档工作，确保归档文件材料的齐全、准确、完整，努力提高案卷质量。

4.文件材料收集、整理过程中如有问题，请随时与党政办公室档案室联系，联系电话：0951-2135101。

三、归档时间及手续

1.全校归档时间为5月31日前。

2.各教学部门形成的教学综合管理文件材料，经系统整理后应在6月底前归档，2019届毕业生成绩表应在12月底前归档。

3.科研、基建、仪器设备类文件材料应在项目验收（竣工）后6个月内归档。

4.为保证各部门及时完成归档工作，档案室自2019年起实行催档制度。归档期限内未能实现应有文件材料归档的部门，档案室将列出应归档文件材料，向该部门发出《催档通知书》（见附件），要求在限定时间内完成归档工作。限定时间之内，应归文件材料仍不能归档的，档案室每2个月一次向该部门发出《催档通知书》，定期提醒该部门及兼职档案员，直至该部门完成归档工作。

5.文件材料移交归档时，请填写档案移交清册一式两份，由交接双方签字后各自存查。

                                                                                 党政办公室

                                                                                  2019.4.10

附件：1.档案移交清册

      2.催档通知书